En tant qu’administrateur de votre société, vous devez comprendre l’importance du registre UBO pour déterminer les véritables détenteurs du pouvoir au sein de votre entreprise et ce même si vous êtes le seul actionnaire. Cela s’inscrit dans la lutte contre le blanchiment d’argent et l’assurance de la transparence financière.

Le registre UBO identifie les « bénéficiaires effectifs » de l’entreprise, ceux qui détiennent réellement le contrôle. Les critères incluent les personnes détenant plus de 25 % des actions, du capital ou des droits de vote, celles exerçant un pouvoir effectif d’une autre manière, ou en dernier recours, le personnel d’encadrement. De plus, ceux qui contrôlent indirectement l’entreprise doivent également être désignés.

L’identification des bénéficiaires ne suffit pas, il faut aussi fournir des preuves de l’exactitude et de l’actualité de ces informations. Cela doit être fait chaque fois que la liste des bénéficiaires effectifs change, mais les détails spécifiques de ces preuves ne sont accessibles qu’aux autorités compétentes. Pour éviter des amendes potentielles, la conformité au registre UBO est cruciale. Par ailleurs, depuis l’année dernière, les entreprises non conformes reçoivent des rappels du Service public fédéral Finances et risquent des amendes.

Une solution pratique pour se conformer est d’utiliser eStox, un registre numérique de titres sécurisé, qui simplifie le processus de conformité en mettant à jour automatiquement le registre UBO. Cela évite les sanctions et simplifie la gestion de l’entreprise.