WinBooks: Les Opérations annuelles

Le but des opérations annuelles

Les opérations annuelles ont pour but de faire la transition entre deux exercices comptables, en vous permettant de continuer les encodages sur l’ancien exercice, tout en vous permettant également l’encodage de vos opérations journalières sur le nouvel exercice.

Opérations annuelles dans WinBooks

Ouverture d’un nouvel exercice

Important:

  • vous devez être seul dans le dossier comptable pour effectuer ces opérations.
  • Nous vous conseillons également de réaliser une sauvegarde du dossier avant ouverture.
  • Faire une réorganisation (Menu Dossier > Maintenance > Réorganisation > cocher « réorganiser les deux années »)
  • Faire un test comptable (Menu Dossier > Maintenance > Test comptable). Si le test montre une erreur « Fatale », nous contacter.

Ouverture d’un second exercice et report automatique

WinBooks permet de garder ouverts 2 exercices comptables consécutifs par dossier.

La limite des deux exercices ne vaut que pour l’encodage. Tous les exercices précédents restent accessibles, mais en consultation uniquement.

Pour créer un second exercice

Cliquez sur le menu OPÉRATIONS.

Cliquez sur l’option OUVERTURE NOUVEL EXERCICE.

Suivez les instructions de l’assistant et cliquez sur  pour passer à l’étape suivante :

Après avoir éventuellement modifié la dernière période et les libellés proposés, cliquez sur  

Le code et le chemin d’accès du dossier archive vous sont proposés, adaptez si nécessaire (Cet écran n’est proposé que lorsque vous avez déjà deux exercices comptables)

Cliquez sur  pour créer le nouvel exercice.

Conséquences de la création d’un second exercice
  • Lors de l’activation d’un dossier, vous aurez désormais le choix entre deux exercices dans lesquels vous pourrez encoder des écritures.
  • Une balance de réouverture en année 2 est continuellement tenue à jour avec le solde de chaque compte général, client et fournisseur dans un journal d’opération diverse de réouverture créé par WinBooks : il s’agit du journal REOPEN.Cette réouverture est automatique et permanente. Si vous passez des écritures dans l’année N, les soldes de report de l’année N+1 seront automatiquement à jour, sans autre intervention de votre part.
Le journal REOPEN
  • est installé par WinBooks
  • ne peut être supprimé de la liste des journaux
  • ne peut pas être imputé manuellement
  • peut être imprimé comme tout autre journal

Ouverture d’un troisième exercice

WinBooks permet de garder ouverts deux exercices consécutifs. Dès que vous procédez à l’ouverture d’un troisième exercice, WinBooks crée automatiquement une archive du premier exercice.

Pour créer un troisième exercice

La procédure décrite ci-après prend comme point de départ le dossier de démonstration PARFILUX, dans lequel les exercices 2020 et 2021 sont ouverts, l’exercice à ouvrir étant l’année 2022.

  1. Activez le dossier Parfilux en sélectionnant l’exercice 2020.
  2. Cliquez sur l’option CLÔTURES PÉRIODIQUES dans le menu OPÉRATIONS afin de clôturer toutes les périodes pour tous les types de journaux.Si le solde des comptes des classes 6 et 7 n’est pas égal à 0, WinBooks le signale et interdit la clôture de la période CLO des journaux d’O.D. Soldez dans ce cas les comptes en question.L’écriture de fin d’année pour solder les comptes des classes 6 et 7, se compose au minimum de 2 phases :
    • Solder le compte 140 ou 141 qui reprend le bénéfice ou la perte reportés de l’exercice ou des exercices précédents :
      140000 Bénéfice reporté
      à 790000 Bénéfice reporté exercice précédent
      OU BIEN
      690000 Perte reportée de l’exercice précédent
      à 141000 Perte reportée
    • Affecter le résultat. Par exemple dans le cas d’une perte, l’écriture deviendra :
      141000 Perte reportée
      à 793000 Perte à reporter.
  3. Cliquez ensuite – tout en restant dans l’exercice 2020 du dossier Parfilux – sur l’option OUVERTURE NOUVEL EXERCICE dans le menu OPÉRATIONS afin de créer le troisième exercice : le programma propose les bornes comptables de l’exercice 2022 (ex. Jan 2022 à Déc. 2022).
Conséquences de la création d’un troisième exercice
  • Le dossier Parfilux donnera accès en encodage aux deux exercices comptables 2021 et 2022 :
  • Dans ce dossier subsistent les historiques complets des comptes clients et fournisseurs ainsi que des comptes généraux réconciliables.
  • Le journal des O.D. de réouverture REOPEN de l’année 2021 reprend la balance d’ouverture (clients, fournisseurs et comptes généraux) correspondant à la balance de fin de l’année 2020.
  • WinBooks a créé un dossier d’archive Parfilux-2020, dans lequel :
  • Seule l’année 2020 est accessible.
  • Aucun encodage n’est autorisé.
  • Seuls les comptes clients, fournisseurs et comptes généraux imputés en 2020 subsistent, les comptes non imputés ayant été supprimés.
  • Toutes les impressions comptables restent accessibles : journaux, historiques, déclarations TVA, balances, …

Opérations annuelles dans Logistics

Pour chaque journal pour lequel vous désirez modifier la numérotation en début d’exercice, il y a lieu d’activer la demande de saisie du prochain numéro de document.

Lorsque vous allez créer le premier document en tout début d’année. Il faut forcer le numéro avec le même nombre de chiffres. Dans l’exemple ci-dessous, la prochaine facture sera définie sur 20220001.

Ne pas oublier de redéfinir le journal en décochant la case de demande de saisie.

Il faut réaliser cette opération pour tous les journaux que vous souhaitez renuméroter.