WinBooks: Jaarlijkse operaties

Het doel van de jaarlijkse operaties

Het doel van de jaarlijkse verrichtingen is de overgang te maken tussen twee boekhoudperioden, zodat u kunt blijven coderen in de oude periode, terwijl u ook uw dagelijkse verrichtingen in de nieuwe periode kunt coderen.

Jaarlijkse operaties in WinBooks

Opening van een nieuwe oefening

Belangrijk:

  • U moet alleen in het boekhoudbestand zijn om deze operaties uit te voeren.
  • Wij raden u ook aan een back-up van het bestand te maken alvorens het te openen.
  • Voer een reorganisatie uit (Menu Map > Onderhoud > Reorganiseren > klik « Uitvoeren voor de 2 actieve boekjaren » aan)
  • Voer een boekhoudkundige test uit (Menu Bestand > Onderhoud > Boekhoud test). Als de test een « Fatale » fout geeft, neem dan contact met ons op.

Opening van een tweede begrotingsjaar en automatische overdracht

Met WinBooks kunt u 2 opeenvolgende boekhoudperioden per bestand open houden.

De limiet van de twee oefeningen geldt alleen voor de codering. Alle eerdere oefeningen zijn nog steeds toegankelijk, maar alleen voor raadpleging.

Om een tweede oefening te maken

Klik op het menu OPERATIES.

Klik op de optie OPENEN NIEUW BOEKJAAR.

Volg de instructies in de wizard en klik om VOLGEND om door te gaan naar de volgende stap:

Nadat u de laatste periode en de voorgestelde etiketten hebt gewijzigd, klikt u op VOLGEND

De code en het pad van het archiefbestand worden u voorgesteld, pas aan indien nodig (Dit scherm wordt enkel voorgesteld indien u reeds over twee boekjaren beschikt)

Klik op UITVOEREN om de nieuwe oefening te maken.

Gevolgen van het creëren van een tweede oefening
  • Bij de activering van een dossier hebt u nu de keuze uit twee boekjaren waarin u gegevens kunt invoeren.

Bij de activering van een dossier hebt u nu de keuze uit twee boekjaren waarin u gegevens kunt invoeren.
Een heropeningssaldo in jaar 2 wordt voortdurend bijgehouden met het saldo van elke G/L-rekening, klant en leverancier in een diverse heropeningsjournaal aangemaakt door WinBooks: dit is het REOPEN dagboek. Deze heropening is automatisch en permanent. Als u in jaar N boekingen verricht, worden de overdrachtsaldi van jaar N+1 automatisch bijgewerkt, zonder enige andere tussenkomst van uw kant.

De REOPEN dagboek
  • wordt geïnstalleerd door WinBooks
  • kan niet worden verwijderd uit de lijst van dagboeken
  • kan niet handmatig worden toegerekend
  • kan gedrukt worden als elke andere dagboek

Opening van een derde en volgende boekjaren

Met WinBooks kunt u twee opeenvolgende oefeningen open houden. Zodra u een derde jaar opent, maakt WinBooks automatisch een archief aan van het eerste jaar.

Om een derde oefening te maken

De hieronder beschreven procedure gaat uit van het PARFILUX-demonstratiebestand, waarin de jaren 2020 en 2021 geopend zijn, terwijl het te openen jaar 2022 is.

  1. Activeer de Parfilux map door het jaar 2020 te selecteren.
  2. Klik op de optie AFSLUITEN PERIODES in het menu OPERATIES om alle periodes voor alle dagboektypes af te sluiten.

    Indien het saldo van de rekeningen van de klasses 6 en 7 niet nul is, geeft WinBooks een melding en verbiedt de afsluiting van de periode AFS van diverse dagboeken. U dient in dit geval betreffende rekeningen te salderen.

    De eindejaarsboeking voor het salderen van de rekeningen van de klasses 6 en 7 bestaat minimum uit 2 stappen :
    • Salderen van de rekening 140 of 141 waarop de/het overgedragen winst/verlies van het (de) vorige boekjaar (boekjaren) opgenomen wordt :
      140000 Overgedragen winst
      aan 790000 Overgedragen winst vorig boekjaar
      OF
      690000 Overgedragen verlies vorig boekjaar
      aan 141000 Overgedragen verlies
    • Toewijzen van het resultaat. In geval van een verlies bv. is de boeking de volgende :
      141000 Overgedragen verlies
      aan 793000 Over te dragen verlies
  3. Klik vervolgens – terwijl u in het boekjaar 2020 van het dossier Parfinv blijft – op de optie OPENEN NIEUW BOEKJAAR in het menu OPERATIES om het derde boekjaar aan te maken : het programma stelt de begin- en einddatum van het boekjaar 2022 (Jan 2022 tot Dec. 2022 bv.) voor.
Gevolgen van het aanmaken van een derde boekjaar
  • In het dossier Parfinv kan u in de twee boekjaren (2021 en 2022) boeken :
  • In dit dossier blijven de volledige historieken van de klanten- en leveranciersrekeningen alsook van de matchbare algemene rekeningen behouden.
  • In het diverse heropeningsdagboek REOPEN van boekjaar 2021 wordt de openingsbalans opgenomen (klanten, leveranciers en algemene rekeningen), welke met de balans aan het einde van het boekjaar 2020 overeenkomt.
  • WinBooks heeft een archiefdossier Parfinv-2020 aangemaakt waarin :Enkel het boekjaar 2020 toegankelijk is.
    • Niet meer geboekt mag worden.
    • Enkel de klanten-, leveranciers- en algemene rekeningen met bewegingen in 2020 blijven behouden; rekeningen zonder bewegingen zijn verwijderd.
    • Alle boekhoudafdrukken toegankelijk blijven : dagboeken, historieken, BTW-aangiftes, balansen, …

Jaarlijkse operaties in Logistics

Voor elk dagboek waarvan u de nummering aan het begin van het jaar wenst te wijzigen, moet u het verzoek activeren om het volgende documentnummer in te voeren.

Als u, bij de start van het jaar, het eerste document maakt, dan moet het nummer geforceerd worden met hetzelfde aantal cijfers. In het onderstaande voorbeeld wordt de volgende factuur ingesteld op 20220001.

Vergeet niet het logboek opnieuw te definiëren door het vinkje in het invoervraagvakje weg te halen.

Dit moet worden gedaan voor alle dagboeken die u wilt hernummeren.