Pour les pièces justificatives et documents fiscaux, un délai de conservation général de 7 ans s’applique actuellement. Ce délai sera prochainement prolongé à 10 ans. Il est la conséquence de la prolongation d’un certain nombre de délais de contrôle fiscal et d’imposition.

Le délai court à partir de l’année suivant la période imposable ou l’exercice comptable.

Pièces justificatives fiscales

Tous les livres et documents nécessaires pour déterminer le montant des revenus imposables doivent être conservés pendant 10 ans. Cette notion est interprétée au sens très large. Pour la fiscalité RH, cela ne concerne pas seulement les documents officiels comme les factures et les fiches fiscales, mais par exemple aussi les notes de frais et leurs pièces justificatives.

Ce délai prolongé s’applique tant aux pièces justificatives papier qu’aux documents qui peuvent être conservés de manière informatisée.

Délais de contrôle et d’imposition

La raison de la prolongation de l’obligation de conservation est la modification profonde des délais de contrôle et d’imposition.  Désormais, quatre délais possibles, de respectivement 3, 4, 6 ou 10 ans, s’appliquent :

• un délai ordinaire de 3 ans pour les situations normales où la déclaration a été déposée dans le délai prévu à cet effet ;
• un (nouveau) délai de 4 ans lorsque la déclaration est déposée tardivement et lorsqu’il y a absence de déclaration. Il s’agit du délai qui était précédemment fixé à 3 ans ;
• un (nouveau) délai de 6 ans dans un nombre de cas très spécifiques. Il s’agit de revenus qui sont entre autres visés par des engagements concernant des constructions transfrontalières devant faire l’objet d’une déclaration ou par d’autres engagements fiscaux auxquels la Belgique est liée au niveau de l’OCDE ou de l’UE ;
• un délai de 10 ans en cas de fraude fiscale. Ce délai remplace le délai actuel de 7 ans. 

Entrée en vigueur

Les nouveaux délais s’appliquent à partir de l’exercice d’imposition 2023. Pour les exercices d’imposition précédents, les anciens délais restent d’application.

Attention!

Cette discussion est basée sur des projets de textes. Des amendements sont donc toujours possibles et peuvent encore modifier la réglementation telle que décrite ici. Le présent commentaire est en outre valable sous réserve de publication au Moniteur belge.

Source et Remerciements : SD Worx

Projet de loi portant des dispositions fiscales et financières diverses, Chambre, doc. n° 2899/001.